13. GESTIÓN ADMINISTRATIVA
13.1 Diagnóstico
Uno de los resultados más relevantes del diagnóstico inicial fue que la gestión administrativa y financiera de la Junta carecía de una estructura integral, los procesos estaban fragmentados, se realizaban manualmente y sin un adecuado nivel de automatización; la herramienta contable, Salomon, se encontraba descontinuada años atrás por el desarrollador; el sistema de nómina no había sido actualizado ni contaba con interfaz hacia la contabilidad; y las incidencias de la nómina se registraban de manera manual. Como consecuencia de estas limitaciones, el cierre de la información financiera se realizaba, en promedio, alrededor de veinte días después de concluido cada mes.
Por otra parte, se carecía principalmente de documentación suficiente de los procesos administrativos y procedimientos, así como de un catálogo de cuentas completo y detallado, de una guía contabilizadora, de un sistema presupuestal integrado y de registros debidamente sistematizados y automatizados. La gestión de las cuentas bancarias se realizaba de manera separada y manual, lo que limitaba la eficiencia operativa y el control oportuno de la información financiera.
13.2 Acciones para la Modernización de la Gestión Administrativa
Los retos identificados en el diagnóstico inicial en esta materia se orientaron a consolidar una gestión capaz de optimizar los recursos financieros, materiales y humanos, con el propósito de fortalecer el patrimonio institucional y, con ello, su permanencia y sostenibilidad. Para tal efecto, se priorizó un proceso integral de modernización y sistematización de la gestión administrativa.
En este contexto, y en el marco del Mapa de Procesos Institucionales, se desarrollaron los procesos administrativos con sus respectivos procedimientos, mediante la actualización y reestructuración de los existentes, así como la identificación y documentación formal de aquellos que carecían de una definición previa.
De manera complementaria, se amplió el Catálogo de Cuentas con el propósito de alcanzar un mayor nivel de desagregación y se emitió una Guía Contable orientada a mejorar el registro de las operaciones, generar información más precisa y oportuna para el control sobre el uso de los recursos y elaborar presupuestos con un mayor grado de detalle en la identificación de los gastos, favoreciendo su optimización.
Asimismo, se reestructuró de manera exhaustiva el procedimiento de adquisiciones, integrándolo a los sistemas de contabilidad y de control de activo fijo y almacenes, con el fin de asegurar una trazabilidad completa de las operaciones.
En cuanto a la gestión de la nómina, se actualizó la plataforma tecnológica y se revisaron y adecuaron los procedimientos para su sistematización e integración con los demás procesos administrativos.
Todo lo anterior se incorporó en una nueva plataforma integral de gestión de recursos, Dynamics de Microsoft, que sustituyó al sistema Salomon. Este proceso fue posible gracias a la revisión y actualización de las actividades que se realizan para este fin; su implementación requirió cerca de veinte mil horas de trabajo a lo largo de tres años. Como resultado, al cierre del periodo que se informa, el proceso administrativo se encuentra plenamente sistematizado, automatizado e integrado, con información disponible en tiempo real y cierres concluidos de manera inmediata una vez recibida la información bancaria.
Cabe destacar que, para todos los procedimientos vinculados con esta gestión, se elaboraron reglas aprobadas por el Consejo Directivo, en concordancia con la autonomía técnica, operativa y presupuestal que la Ley de Instituciones de Asistencia Privada confiere a este órgano desconcentrado, cuyos recursos son propios y no forman parte del Presupuesto de Egresos del Gobierno de la Ciudad de México.
Paralelamente, la Junta fortaleció su situación financiera mediante una gestión eficiente de los recursos y una revisión integral de su estructura organizacional, a partir de las actividades detalladas en los procedimientos, lo que derivó en la reconfiguración de la plantilla laboral.
En su carácter de órgano desconcentrado del Gobierno de la Ciudad de México, la Junta procuró en todo momento la coherencia y alineación permanente de sus políticas financieras con sus programas institucionales, orientados al cumplimiento de sus fines.
Todo lo anterior se llevó a cabo en estricto apego a los principios constitucionales de eficiencia, eficacia, economía, transparencia y honradez, y en el marco de la promoción de una cultura institucional de efectividad y rendición de cuentas.
13.3 Gestión financiera
A lo largo del período que se informa, la Junta mantuvo una evolución financiera estable, caracterizada por una gestión responsable de los recursos, habiéndose logrado aumentar los ingresos, disminuir el gasto, y fortalecer de manera progresiva el patrimonio.
Al inicio del período el monto de inversiones en instrumentos financieros contaba con 379 millones de pesos. Al cierre del período cuenta con 800 millones de pesos, lo que representa un incremento de 421 millones de pesos, el 111%.
El incremento se integró por 147 millones de pesos, el 35% provenientes del remanente y por 275 millones de pesos, el 65% restante, derivado del rendimiento de las inversiones. De esta manera, la tasa de rendimiento de las inversiones fue de 73% en el período.
13.4 Mejora en la Gestión de los Recursos Materiales
Abundando sobre lo explicado anteriormente acerca de este proceso, como se indicó, la Ley de Instituciones de Asistencia Privada de la Ciudad de México establece que la Junta cuenta con autonomía de gestión técnica, operativa y presupuestaria. En ejercicio de dicha atribución, en 2024 se publicaron las Reglas de Operación para las Contrataciones Públicas de la Junta de Asistencia Privada, lo que permitió agilizar los procesos de adquisición y contratación.
La implementación de estas reglas hizo posible una reducción significativa en el número de procedimientos de contratación. Mientras que en 2022 un mismo proceso requería la realización de 70 procedimientos, al cierre de la gestión este número se redujo a 36, lo que representó una disminución del 54%.
De manera complementaria, se revisaron y modernizaron los procesos para la integración y el seguimiento de expedientes para adquisiciones, lo que permitió que, al cierre de 2025, la totalidad de las revisiones practicadas en materia de adquisiciones por los órganos fiscalizadores, concluyeran sin observaciones.
Asimismo, en 2024 se publicaron las Reglas de Operación para la Baja y Destino Final de Bienes de Consumo, Instrumentales, Tecnológicos y Documentos de Archivo de la Junta de Asistencia Privada, gracias a las cuales fue factible llevar a cabo un proceso ordenado de depuración de bienes en desuso y de archivo físico, orientado a la liberación y mejor aprovechamiento de espacios institucionales.
Entre los resultados más relevantes derivados de la aplicación de estas reglas se encuentra la baja y enajenación de 2,008 bienes muebles, con un peso total de 12,725 kilogramos, así como la enajenación de seis vehículos con alto nivel de desgaste y depreciación, y la disposición final de 23,436 kilogramos de papel de archivo. El monto obtenido por dichas operaciones ascendió a $401,620.84, recursos que fueron destinados a incrementar el monto anual del Fondo de Apoyo Económico para las Instituciones de Asistencia Privada.
13.5 Mejora en los Servicios Generales e Infraestructura
Como parte del fortalecimiento de los servicios generales y de la infraestructura institucional, se llevaron a cabo diversas acciones relevantes al interior de la Junta. Destaca, entre ellas, la instalación de paneles solares en los inmuebles de Polanco y Coyoacán, lo que permitió reducir el gasto bimestral por consumo de energía eléctrica de 122 mil pesos en septiembre de 2025, a 45 mil pesos en el bimestre que finalizó en noviembre del mismo año generando una disminución de 63% en este rubro.
Igualmente, se habilitó la sede de Aragón para recibir y concentrar el archivo institucional, y se realizaron mejoras sustantivas en la infraestructura de las oficinas de Polanco, entre otras:
- Sustitución del elevador, prácticamente inhabilitado y con más de treinta años de antigüedad, con sistema hidráulico obsoleto y sin las características requeridas para cumplir con la normatividad vigente en materia de accesibilidad..
- Rehabilitación, de los espacios en la planta baja para la reintegración, en octubre de 2025, de la Dirección Administrativa, que se encontraba ubicada, desde la emergencia sanitaria, en la sede de Coyoacán.
Cabe señalar que, de manera transversal, se ejecutaron acciones de mantenimiento preventivo en todas las instalaciones, con el objetivo de preservar los inmuebles, prolongar su vida útil y asegurar condiciones adecuadas para el desarrollo de las funciones institucionales.
13.6 Bienes e Inventarios
En el ámbito de la gestión de bienes, se mantuvo una actividad constante en la optimización de los recursos del almacén institucional. Las adquisiciones se realizaron de manera regular y acorde con las necesidades operativas, dando cuenta de un uso eficiente de los activos. El valor del almacén presentó variaciones a lo largo del período, cerrando en niveles que reflejan un manejo ordenado y controlado de los inventarios.
El almacén fue inventariado dos veces por año con la presencia de la Secretaría de Administración y Finanzas de la Ciudad de México y el Órgano Interno de Control en la Junta, sin que se presentaran diferencias, ni observaciones. La excepción fueron los años 2020 y 2021 que debido a la contingencia sanitaria no se realizó el inventario.
13.7 Gestión de los Recursos Humanos Como parte del fortalecimiento de los procesos de reclutamiento y selección, en 2024 se implementó un sistema digital para la aplicación, evaluación y seguimiento de pruebas psicométricas, mejorando la objetividad, confiabilidad y eficiencia en la valoración de candidatos. El sistema evalúa habilidades cognitivas, rasgos de personalidad, competencias laborales y niveles de adaptabilidad al puesto, proporcionando informes automáticos y comparativos que facilitan la toma de decisiones en la contratación de personal confiable y capaz.
De igual modo, en 2024 se actualizó el sistema de gestión de nóminas, automatizando principalmente la interfaz con el sistema contable, el cálculo de percepciones y deducciones, el control de incidencias y la emisión de recibos digitales.
Con el propósito de fortalecer la imagen institucional y la identificación con el gobierno de la ciudad, así como para reforzar la cultura organizacional y promover el sentido de pertenencia entre los colaboradores de la Junta, a partir de 2024 se realizó la entrega de camisas, chaleco y chamarra con logotipo y colores institucionales.
Durante el período se conformó la Comisión de Seguridad y Salud en el Trabajo, integrando representantes de cada área de la Junta. Se llevaron a cabo reuniones trimestrales enfocadas en la revisión y actualización de protocolos de seguridad, el fortalecimiento de acciones de capacitación en prevención de riesgos laborales y el seguimiento de incidentes y accidentes de trabajo, mejorando la cultura de la prevención y garantizando un entorno laboral más seguro.
13.8 Gobierno Colegiado y control interno
Se fortaleció el gobierno corporativo mediante la operación continua y sistemática de comités especializados: Inversiones, Adquisiciones, Gestión de Riesgos y Gestión Documental. Estos órganos colegiados contribuyeron a la definición de políticas claras, criterios técnicos de actuación y estrategias financieras prudentes, orientadas a la protección de los recursos institucionales, al incremento de la eficiencia en la gestión de inversiones, al fortalecimiento de los procesos de compras públicas y al robustecimiento del control interno.
13.9 Auditoría, control y vigilancia
A lo largo del período se sostuvo un esquema permanente de auditoría, control y supervisión, tanto a nivel interno como externo, que permitió constatar la solidez de los procesos administrativos y el apego a la normatividad vigente.
En este marco, entre 2020 y 2025, se realizaron 40 auditorías, de las cuales se generaron 34 observaciones. Al finalizar dicho período, 24 de ellas se encontraban ya solventadas y 10 en proceso de dictamen.
De la misma forma, se atendieron en su totalidad 14 propuestas de mejora emitidas por el Órgano Interno de Control.
Asimismo, se practicaron auditorías externas de forma anual, mismas que en los seis años fueron dictaminadas sin observaciones.
