14. GESTIÓN DOCUMENTAL
Al inicio de la gestión, el archivo institucional estaba disperso y resguardado en diversos sitios. Parte del archivo de conservación y de comprobación administrativa se encontraba en una empresa especializada externa, en el inmueble de Polanco se concentraba otra porción de los archivos de conservación y trámite; y una buena parte de la documentación de trámite y de conservación administrativa permanecían en las oficinas de las direcciones.
En su conjunto, el archivo estaba conformado por aproximadamente 2,250 cajas que contenían alrededor de 7.8 millones de hojas, sin que existiera evidencia de inventarios actualizados ni de procesos previos de depuración. Adicionalmente, el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental de la Junta se encontraban desactualizados y no estaban alineados a la normatividad vigente. La consulta de expedientes requería traslados físicos constantes entre los diferentes repositorios, con los consecuentes tiempos de espera de hasta tres días para disponer de la documentación requerida.
Ante esta situación, se determinó actualizar los instrumentos archivísticos, digitalizar el acervo documental, implementar un gestor documental para la consulta electrónica, depurar el archivo físico y concentrar el archivo de conservación en un espacio propio de la Junta. Como resultado, se llevó a cabo un proceso de baja documental, conforme a los procedimientos establecidos, de aproximadamente 1,900 cajas que contenían cerca de 6.7 millones de hojas, por lo que el archivo físico se redujo a alrededor de 1.1 millones de hojas.
A partir de la implementación de la Oficialía de Partes Virtual, la recepción de documentos se realiza de manera digital y, en los casos en que aún se reciben documentos en formato físico, estos son digitalizados para su incorporación al sistema. De este modo, la gestión documental se efectúa primordialmente mediante documentos digitales, encontrándose en proceso la integración de los expedientes electrónicos únicos.
Para fortalecer la gestión documental, se implementaron diversas herramientas y mejoras, entre las que destacan la elaboración y actualización de los instrumentos archivísticos, la puesta en operación del gestor documental, la depuración sistemática del archivo físico y la adecuación del espacio destinado al resguardo del archivo de conservación de la Junta.
